TautivaBantuan

Collections

Menangani pelanggan yang membantah tagihan

Tagihan yang disengketakan perlu catatan dan verifikasi, bukan tekanan penagihan.

♧ Collection, Finance, Supervisor◷ 5–8 menitTerakhir diperiksa 13 Oktober 2026
Catatan ketersediaan: sebagian tindakan bergantung pada role dan kondisi data, serta belum diuji dengan menyimpan/mengirim data. Gunakan ini sebagai panduan pemeriksaan, bukan bukti pengujian transaksi.

Sebelum memulai

Login pada workspace yang benar dan izin sesuai peran. Gunakan hanya data dan komunikasi yang sah.

Langkah-langkah

Ikuti satu per satu. Anda bisa membuka Tautiva di tab lain sambil membaca panduan ini.

  1. Buka Collections dan cari pelanggan atau obligation yang relevan.

  2. Periksa referensi invoice, nilai, mata uang, jatuh tempo, serta riwayat komunikasi.

  3. Jika pelanggan membantah, dokumentasikan alasan dan bukti secara internal.

  4. Gunakan status dispute atau kontrol yang tersedia jika role mengizinkan.

  5. Tunda tindakan penagihan yang tidak sesuai SOP sampai sengketa diperiksa.

  6. Koordinasikan hasil pemeriksaan dengan Finance dan lakukan tindak lanjut saat ada keputusan.

Buka halaman di Tautiva

CONTOH PENGGUNAAN

Contoh dalam pekerjaan sehari-hari

Contoh: pelanggan mengaku sudah mendapat nota kredit; Collection harus memeriksa dokumen itu dengan Finance.

Contoh ini menggunakan situasi ilustratif, bukan data pelanggan asli.

Tampilan nyata halaman Collections di Tautiva, direkam 13 Oktober 2026.
Screenshot aplikasi Tautiva yang diambil saat audit 13 Oktober 2026; informasi sensitif diburamkan jika ada. Susunan layar dapat berubah mengikuti ukuran layar dan pembaruan produk.

Hasil yang diharapkan

Langkah dan hasil dapat ditinjau pada modul yang bersangkutan; tindakan kirim/simpan membutuhkan SOP dan izin.

Hal yang perlu diperhatikan

  • Jangan mengubah jumlah tagihan untuk memaksa status menjadi selesai.
  • Selalu pisahkan sengketa nilai invoice dari klaim pembayaran.

Kalau mengalami masalah

  • Status dispute tidak tersedia: jangan mengganti dengan status lain secara asal; eskalasi ke supervisor.
  • Dokumen pelanggan berbeda dari sistem sumber: minta rekonsiliasi sebelum membalas.

Panduan ini berdasarkan antarmuka aplikasi yang diperiksa pada 13 Oktober 2026. Tahapan yang memerlukan pengiriman pesan, undangan, pembayaran, atau perubahan data asli tidak dieksekusi dalam audit dokumentasi.